PIRU. Sebagai bentuk Sosialisasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan PermenPAN Nomor 22 Tahun 2008 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas maka Dinas Kearsipan Kabupaten Seram Bagian Barat menggelar Bimbingan Teknis ( Bimtek ) Kearsipan bagi Organisasi Perangkat Daerah Lingkungan Pemerintah Kabupaten Seram Bagian Barat.

Kegiatan yang diikuti oleh seluruh Kasubag Umum dan Kepegawaian dan/atau aparatur yang membidangi kearsipan itu diselenggarakan di Aula Penginapan Mentari Piru pada Selasa ( 08/5/2018) pagi.

Hadir sebagai nara sumber adalah salah satu Arsiparis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Maluku yang memiliki Sertifikasi Kearsipan, Safwan Lessy, S.Sos.

Materi yang disampaikan adalah terkait dengan Kearsipan Dinamis dan Manajemen Persuratan yang berdasarkan UU Nomor 43 Tahun 2009.

Jebolan D3 Kearsipan Unhas Makassar dan S1 Sospol Unpatti Ambon itu menjelaskan dalam materinya, Arsip sangat penting dan strategis kedudukannya dalam pemerintahan. Arsip Dinamis terbagi dua yaitu Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. Arsip Aktif adalah arsip yang sering digunakan dan Arsip Inaktif sebaliknya. Ciri- ciri Arsip Aktif adalah memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi, mempunyai funfai untuk mendukung pelaksanaan tupoksi atau kegiatan organisasi sehari-hari dan merupakan bagian terpenting dalam pengambilan keputusan.

Dalam penggelolaannya Arsip Aktif ini menggerakan sekelompok orang dan mengerahkan fasilitas dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tujuan pengelolaan Arsip Aktif adalah menciptakan efisiensi aktivitas penemuan kembali informasi secara cepat, tepat dan akurat dalam rangka pengembilan keputusan, pelaksanaan operasional umum, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi, menjamin terpeliharanya legalitas, profesionalisme dan pertanggungjawaban organisasi dan mengontrol volume informasi yang diciptakan, disimpan, serta dimusnakan melalui retensi arsip.

Lebih lanjut oleh Safwan, sebuah surat dikatakan menjadi arsip apabila melalui proses dibuka, dicatat, dijawab, didistribusi, diproses dan disimpan. Pengorganisasian arsip ini juga dapat dilakukan secara sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi.

Berbeda dengan Arsif Aktif, Arsip Inaktif bertujuan menjamin arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat untuk kepentingan referensi/rujukan, menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara dan menjamin pelaksanaan penyusutan berjalan dengan lancar.

Mengakhiri materinya, Mantan Kasubid Binas Sistem Kearsipan itu berpesan kepada seluruh peserta agar senantiasa mengimplementasikan apa yang didapati selama pelaksanaan bimtek dalam tata kelola kearsipan di OPD masing-masing.

 

 

LEAVE A REPLY