DINAS KEARSIPAN

STRUKTUR DINAS KEARSIPAN

Susunan Organisasi  Dinas Kearsipan Kabupaten Seram Bagian Barat terdiri dari:

  1. Kepala Dinas;
  2. Sekretariat, membawahi : Sub bagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Perlengkapan; Sub bagian Perencanaan dan Keuangan;
  3. Bidang Kearsipan membawahi : Seksi Pembinaan SDM Pengelola Arsip;   Seksi Pengelola Arsip Anaktif, Arsip Vital dan Akuisisi Arsip;  Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan.
  4. Bidang Perpustakaan, membawahi :  Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan;  Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan;   Seksi Layanan Informasi Perpustakaan
  5. Kelompok Jabatan Fungsional.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI DINAS KEARSIPAN

KEPALA DINAS KEARSIPAN

  • Kepala Dinas Kearsipan mempunyai tugas membantu bupati melaksanakan urusan pemerintahan bidang Kearsipan dan Perpustakaan daerah.
  • Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Kepala Dinas Kearsipan mempunyai, fungsi :
  1. perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan dan perpustakaan;
  2. penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang kearsipan dan perpustakaan;
  3. pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kearsipan dan perpustakaan;
  4. penyelenggaraan upaya peningkatan pelayanan publik di bidang kearsipan dan perpustakaan;
  5. pelaksanaan standar pelayanan minimal bidang kearsipan dan perpustakaan ;
  6. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kearsipan dan Perpustakaan;
  7. pelaksanaan koordinasi dan pengelolaan rekomendasi teknis dibidang kearsipan dan Perpustakaan;
  8. pengembangan dan peningkatan budaya dan minat baca masyarakat;
  9. monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas di bidang kearsipan dan perpustakaan;
  10. penyelenggaran kesekretariatan di dinas kearsipan; dan
  11. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

SEKRETARIAT DINAS

  • Sekretariat Dinas mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala dinas Kearsipan dalam menyelenggarakan adminsitrasi umum, perlengkapan, kerumahtanggan, kelembagaan, kehumasan, kepegawaian, keuangan dan program;
  • Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Sekretariat dinas menpunyai fungsi :
    1. pelaksanaan penyusunan dan pengembangan kebijakan teknis dan program kerja sekretariat;
    2. pengkoordinasian dan penyiapan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja masing-masing bidang secara terpadu;
    3. pelaksanaan upaya peningkatan pelayanan publik di bidang kesekretariatan;
    4. pengelola dan pengendalian adminsitrasi umum, administrasi kepegawaian dan administrasi keuangan;
    5. pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan;
    6. pelaksanaan urusan organisasi, tatalaksana dan kehumasan;
    7. pelayanan teknis administratif kepada kepala dinas kearsipan;
    8. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas kesekretariatan dan dinas : dan
    9. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan
  • Subbagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Perlengkapan mempunyai tugas :
    1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja;
    2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan;
    3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan pelayanan publik di subbagian Kepegawaian, Tata usaha dan Perlengkapan;
    4. menghimpun dan menyiapkan bahan pertauran perundang-undangan yang menjadi dasar pelaksanaan program kerja dan kegiatan;
    5. pelaksanaan pengelolaan urusan surat menyurat, pengetikan, penggandaan dan tata usaha kearsipan;
    6. menyelenggarakan pelayanan administrasi, kehumasan dan keprotokolan;
    7. melaksanakan urusan rumah tangga, keamanan kantor dan penyelenggaraan rapat dinas;
    8. merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana di dinas kearsipan;
    9. melaksanakan pengelolaan inventarisasi dan pemeliharaan barang milik daerah;
    10. melaksanakan urusan organisasi dan tatalaksana;
    11. melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian;
    12. melaksanakan monitoring, evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada subbagian kepegawaian, tata usaha dan perlengkapan; dan
    13. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
  • Subbagian Perencanaan dan Keuangan, mempunyai tugas :
    1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program subbagian perencanaan dan keungan ;
    2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan
    3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan palayanan publik di subbagian program dan anggaran;
    4. menghimpun data dan menyiapkan bahan dalam rangka penyusunan program kegiatan;
    5. menghimpun dan menyiapkan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar pelaksanaan program kerja dan kegiatan;
    6. mengumpulkan, mengolah, dan melakukan sistematika data untuk bahan penyusunan program dan kegiatan secara integrasi dengan bidang;
    7. menyusun program kegiatan dan rencana anggaran dinas kearsipan;
    8. melaksanakan administrasi pengelolaan keuangan termasuk pemberian gaji pegawai dan hak-haknya;
    9. melaksanakan verifikasi pengelolaan anggaran belanja dinas kearsipan;
    10. menyusun rencana kegiatan anggaran, dokumen pelaksanaan anggaran dan dokumen pelaksanaan perubahan anggaran;
    11. melaksanakan pengelolaan urusan keuangan dinas kearsipan;
    12. menyusun laporan pertanggungjawaban atas pengelolaan keuangan secara berkala sesuai peraturan perundang-undangan;
    13. melaksanakan monitoring, evaluasi dan menyusun laporan penyelengaaraan kegiatan pada subbagian perencanaan dan keuangan; dan
    14. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

BIDANG KEARSIPAN

  • Bidang Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas kearsipan dalam menyusun bahan kebijakan teknis, menyiapkan rumusan bahan pelaksanaan kebijakan daerah, melaksanakan pembinaan, penyelenggaraan, pengawasan, dan pengendalian di Dinas Kersipan;
  • Bidang Kearsipan mempunyai fungsi :
  1. pelaksanaan penyusunan dan pengembangan kebijakan teknis perencanaan dan program kerja pada bidang kearsipan;
  2. pelaksanaan upaya peningkatan pelayanan publik di bidang kearsipan;
  3. pelaksanaan perencanaan, pembinaan, pengembangan, pemberdayaan, pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan seksi pembinaan SDM pengelola arsip;
  4. pelaksanaan perencanaan, pembinaan, pengembangan, pemberdayaan, pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan seksi pengelola arsip anaktif, arsip vital dan akuisisi arsip ;
  5. pelaksanaan perencanaan, pembinaan, pengembangan, pemberdayaan, pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan layanan dan informasi kearsipan;
  6. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas pada bidang kearsipan; dan
  7. pelaksanaan tugas kedinanasan lain yang diberikan oleh atasan.
  • Seksi Pembinaan SDM Pengelola Arsip, mempunyai tugas :
  1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja seksi pembinaan SDM pengelola arsip;
  2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan;
  3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan pelayanan publik di seksi pembinaan SDM pengelola arsip;
  4. menyusun program kegiatan pada seksi pembinaan SDM pengelola arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan;
  5. melaksanakan pembinaan, fasilitasi terhadap pengelolaan arsip pada perangkat daerah, perusahaan, instansi dan organisasi kemasyarakatan;
  6. melaksanakan penyusunan identifikasi dan bahan pedoman pembinaan kearsipan bagi masyarakat;
  7. melaksanakan pembinaan kearsipan meliputi pemberian bimbingan teknis, penyuluhan, pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan;
  8. melaksanakan penyusunan bahan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan;
  9. melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi dan sosialisasi penyelenggaraan kegiatan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan;
  10. melaksanakan penyusunan kerjasama pembinaan pengelola sumber daya manusia kearsipan;
  11. melaksanakan pemasyarakatan masyarakat sadar arsip melalui jalur pendidikan formal, informl dan non formal, media elektronik, media cetak dan tatap muka;
  12. melaksanakan pemasyarakatan masyarakat sadar arsip melalui lomba, pameran, seminar, talk show, dialog interaktif, kampanye, roadshow dan diskusi;
  13. melaksanakan monitoring, evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada seksi pembinaan SDM pengelola arsip;
  14. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
  • Seksi Pengelola Arsip Anaktif, arsip Vital dan akuisisi arsip mempunyai tugas :
    1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja seksi arsip anaktif, arsip vital dan akuisisi arsip;
    2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan;
    3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan pelayanan publik di seksi pengelola arsip anaktif, arsip vital dan akuisisi arsip;
    4. menyusun program kegiatan pada seksi pengelola arsip anaktif, arsip vital dan akuisisi arsip;
    5. melaksanakan pemindahan, penataan dan pengelolaan arsip anaktif;
    6. menyiapkan bahan rekomendasi teknis pada seksi arsip anaktif, arsip vital dan akuisisi arsip;
    7. melaksanakan monitoring penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;
    8. menyiapkan bahan penetapan status arsip dan penyerahan arsip ;
    9. menyiapkan bahan pelaksanaan penerimaan fisik arsip dan daftar arsip;
    10. melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada seksi pengelola arsip anaktif, arsip vital dan akuisisi arsip; dan
    11. melaksanakan tugas kedinasasn lain yang diberikan oleh atasan.
  • Seksi Layanan dan Informasi Arsip, melaksanakan tugas :
    1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja seksi dan informasi arsip;
    2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan;
    3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan pelayanan publik di seksi layanan dan informasi arsip;
    4. menyusun progam kegiatan pada seksi layanan dan informasi arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan;
    5. menyiapkan bahan rekomendasi pada seksi layanan dan informasi arsip;
    6. menyiapkan bahan pengembangan data dan sistem layanan dan informasi arsip;
    7. melaksanakan pelestarian kandungan informasi bahan arsip melalui ahli media digital ke media baru, pemeliharaan serta penyimpanan master informasi digital;
    8. melaksanakan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan pelaksaan tugas pada seksi layanan dan informasi kearsipan;dan
    9. melaksanakan tugas kedinasasn lain yang diberikan oleh atasan.

BIDANG PERPUSTAKAAN  

  • Bidang perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas kepala Dinas dalam menyusun, menyiapkan, mengkoordinasikan, perencanaan dan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelayanan administrasi pembinaan dan pengembangan perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan serta layanan dan informasi perpustakaan.
  • Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Bidang perpustakaan mempunyai fungsi :
  1. pelaksanaan penyusunan dan pengembangan kebijakan teknis perencanaan dan program kerja pada bidang perpustakaan;
  2. pelaksanaan upaya peningkatan pelayanan publik di bidang perpustakaan;
  3. pelaksanaan perencanaan, pembinaan pengembangan, pemberdayaan, pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan pada seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan, seksi pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan serta layanan dan informasi perpustakaan;
  4. pelaksanaan rekomendasi teknis pada bidang perpustakaan;
  5. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas pada bidang perpustakaan;dan
  6. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
  • Seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan melaksanakan tugas :
    1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan;
    2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan;
    3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan pelayanan publik di seksi pembinaan dan pengembangan perpustakan;
    4. menyusun program kegiatan pada seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan berdasarkan peraturan perundang – undangan;
    5. melaksanakan fasilitasi pembinaan dan pengembangan perpustakaan;
    6. melaksanakan pembinaan dan peningkatan fasilitas pustakawan;
    7. melaksanakan pengembangan koleksi bahan pustaka, pendistribusian bahan pustaka dan pengembangan koleksi Indonesia;
    8. melaksanakan promosi atau pemasyarakatan gemar membaca;
    9. melaksanakan monitoring, evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan; dan
    10. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  • Seksi pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan mempunyai tugas :
    1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja Seksi pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan;
    2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan;
    3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan pelayanan publik di seksi pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan;
    4. menyusun program kegiatan pada seksi pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan berdasarkan peraturan perundang – undangan;
    5. melaksanakan pengelolaan koleksi perpustakaan;
    6. melaksanakan katalogisasi, klasifikasi, ferifikasi bahan perpustakaan dan pemasukan data ke pangkalan data;
    7. melaksanakan pengumpulan dan pengelolaan koleksi budaya etnis daerah;
    8. melaksanakan pelestarian naskah kuno melalui ahli media digital;
    9. menyiapkan rekomendasi teknis pada seksi pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan;
    10. melaksanakan restorasi bahan perpustakaan melalui perbaikan serta perbuatan fisik dan kandungan informasi bahan perpustakaan;
    11. melaksanakan perawatan dan pengawetan bahan perpustakaan;
    12. melaksanakan monitoring, evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pada seksi pengelolaan dan pelestarian bahan perpustakaan;
    13. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
  • Seksi Layanan dan informasi perpustakaan mempumyai tugas:
    1. menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja pada layanan dan informasi perpustakaan;
    2. menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kegiatan;
    3. menyusun standar operasional prosedur dan melaksanakan upaya peningkatan pelayanan publik di layanan dan informasi perpustakaan;
    4. menyusun program kegiatan pada layanan dan informasi perpustakaan berdasarkan peraturan perundang – undangan;
    5. melaksanakan pelayanan pemustaka;
    6. menyiapkan bahan pengembangan data dan sistim informasi perpustakaan;
    7. menyiapakn bahan rekomendasi teknis pada layanan dan informasi perpustakaan;
    8. menyiapkan bahan penyelenggaraan kerjasama dengan semua jenis perpustakaan;
    9. melaksanakan pelestarian kandungan informasi bahan perpustakaan melalui alih media digital ke media baru, pemeliharaan serta penyimpanan master informasi digital;
    10. melaksanakan monitoring, evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan pada layanan dan informasi perpustakaan; dan
    11. melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh atasan.

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas kepala dinas sesuai keahlian dan atau ketrampilan tertentu dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok Dinas kearsipan;

  • Jabatan fungsional terdiri dari sejumlah pegawai dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya.
  • Jabatan fungsional dikoordinir oleh seorang tenaga fungsional senior yang dalam pelaksanaannya bertanggung jawab kepada kepala Dinas kearsipan;
  • Jumlah jabatan fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
  • Jenis jabatan fungsional ditetapkan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.